Contribuer à la croissance de sa pratique grâce à la délégation
L'embauche et la délégation sont des éléments essentiels de la croissance et de la durabilité d'un cabinet d'avocats. En faisant appel à des membres du personnel qualifiés, les praticiens peuvent partager les responsabilités, améliorer les opérations et le service à la clientèle, et permettre au cabinet de gérer un plus grand volume de travail tout en maintenant les normes de qualité.
L'embauche et la délégation sont des éléments essentiels de la croissance et de la durabilité d'un cabinet d'avocats. En faisant appel à des membres du personnel qualifiés, les praticiens peuvent partager les responsabilités, améliorer les opérations et le service à la clientèle, et permettre au cabinet de gérer un plus grand volume de travail tout en maintenant les normes de qualité. Malheureusement, de nombreux professionnels ont du mal à trouver les meilleures personnes pour se joindre à leur équipe ou pour déléguer efficacement en raison de divers facteurs. De plus, le temps et les efforts nécessaires pour former les autres et communiquer les attentes peuvent dissuader les personnes occupées de déléguer. Pour surmonter ces obstacles, il faut changer de mentalité, en reconnaissant qu'une délégation efficiente est essentielle à la croissance personnelle, au développement de l'équipe et au succès organisationnel.
Le programme The Enterprising Lawyer: Building your team – Hiring support staff and students, présenté par la section des juristes exerçant en petits cabinets, seuls ou en pratique générale a a offert un aperçu critique de l'embauche de personnel de soutien et a exploré comment établir la relation pour réussir dès le début, avec des conseils sur le recrutement et les contrats de travail.
Trouver la perle rare pour joindre sa pratique
L'embauche de personnel qualifié est un investissement essentiel pour toute pratique juridique qui aspire à se développer. En recrutant des avocats, des parajuristes, des assistants juridiques et d'autres professionnels compétents, un cabinet peut élargir son champ d'expertise, améliorer la qualité de ses services et augmenter sa capacité à traiter un volume plus important de dossiers.
Les conférencières Erika Bailey et Emily Orchard, qui travaillent avec des avocats formés à l'étranger et des étudiants en droit dans les programmes GPLLM et LL.M. de l'Université de Toronto, ont partagé de l'information sur ces programmes, qui attirent des étudiants diversifiés et hautement qualifiés du monde entier. Ces étudiants apportent souvent une expérience professionnelle, des perspectives diverses et des compétences linguistiques qui sont inestimables pour la résolution de problèmes et l'analyse juridique novatrices, menant à des solutions créatives. Les étudiants internationaux ont souvent une connaissance approfondie de différents systèmes juridiques, ce qui les aide dans les matières de droit comparé et des dossiers internationaux complexes. En même temps, leurs réseaux mondiaux peuvent aider à élargir la portée et la clientèle d'une entreprise. Les employeurs sont encouragés à voir leur potentiel et à offrir un mentorat marquant, car ces étudiants s'engagent à apprendre et à contribuer.
Maître Christian St-Onge, coordonnateur des programmes de parajuristes et d'adjoints juridiques au Collège La Cité, a expliqué l'approche pédagogique pratique des programmes pour préparer les étudiants au marché du travail. Ils apprennent la recherche, la rédaction, la comptabilité, la gestion des dossiers et des clients, ainsi que l'établissement des horaires, et sont exposés à divers domaines du droit, tels que le droit de la famille, le droit criminel et le droit immobilier. Leurs formations exploitent également leurs compétences linguistiques, offrant des cours de français et d'anglais, et de nombreux étudiants sont bilingues ou multilingues, provenant de divers milieux culturels et de vie. Lors de l'embauche d'adjoints juridiques, les employeurs doivent également valoriser les compétences linguistiques et l'expérience de vie des étudiants.
Me St-Onge a souligné que les employeurs doivent avoir des politiques et des procédures claires en place – couvrant les heures de travail, les jours fériés, les responsabilités et les horaires – pour aider les nouveaux employés à s'intégrer en douceur et à comprendre leurs attentes. Il est nécessaire de regarder au-delà des dépenses initiales du personnel de soutien et d'évaluer leur valeur. Les adjoints juridiques peuvent devenir l'épine dorsale d'un bureau. Ils peuvent améliorer la gestion, le flux de travail et l'efficacité en étant disponibles et en facilitant une meilleure communication entre les clients. L'embauche de personnel de soutien devrait être un investissement qui contribue à la croissance de l'entreprise, et pas seulement un coût. De plus, il est recommandé de consacrer régulièrement du temps à la communication bidirectionnelle pour s'assurer que les adjoints et le personnel se sentent valorisés et pour encourager un bon travail d'équipe. Par exemple, discuter des tâches quotidiennes ou hebdomadaires, partager les nouvelles du bureau et d'offrir aux adjoints l'occasion de faire part de leurs préoccupations et de demander de l'aide.
Les assistants juridiques travaillent généralement sur le terrain pendant 260 heures, ce qui donne aux employeurs une excellente occasion de voir dans quelle mesure un candidat travaille bien avec les autres, ses connaissances et sa capacité à faire son travail dans un contexte réel avant de prendre une décision d'embauche. Les stages des adjoints juridiques durent généralement 260 heures et permettent aux employeurs d'évaluer dans quelle mesure un candidat travaille avec les autres, ses connaissances et utilise ses compétences dans un contexte réel avant de prendre une décision d'embauche.
Considérations contractuelles
Par ailleurs, Jennifer Mathers McHenry, associée directrice de Mathers McHenry & Co, un cabinet d'avocats spécialisé en droit du travail à Toronto, a souligné plusieurs pièges contractuels inhérents au processus d'embauche. Les avocats ont tendance à être très réticents au risque, mais le principal conseil pour ceux qui démarrent une pratique individuelle ou de petite taille est d'embaucher du personnel de soutien, en particulier de l'aide administrative, plus tôt qu'ils ne le pensent. Cela permet à l'avocat de se concentrer sur un travail de grande valeur et générateur de revenus et aide à prévenir l'épuisement professionnel. Un soutien administratif efficace est essentiel à la croissance, et des contrats de travail clairs peuvent rendre le processus d'embauche plus confortable et plus sûr.
Elle a souligné que la rédaction de contrats de travail en Ontario présente un aspect critique, mais souvent mal géré, de la pratique juridique, avec environ 98% des contrats révisés – allant de praticiens indépendants à de grands cabinets d'avocats – rendus nuls en raison d'une mauvaise rédaction par des non-spécialistes en droit du travail. Les répercussions financières de ces échecs de rédaction peuvent être importantes. Elle a donné plusieurs exemples où les employeurs peuvent effectivement soustraire leurs obligations de common law au moyen d'ententes bien rédigées, l'incapacité généralisée d'y parvenir, même parmi les experts en ressources humaines et les avocats qui exercent dans d'autres domaines, souligne la nature spécialisée de ce domaine juridique.
Selon Mathers McHenry, au-delà des simples limitations de responsabilité, les contrats de travail remplissent une double fonction d'instruments de recrutement, où des conditions trop agressives limitant les employés à des peines minimales légales peuvent dissuader les meilleurs talents, en particulier ceux recrutés à des postes sûrs. Par conséquent, les employeurs doivent trouver un équilibre entre les dispositions de protection et le positionnement concurrentiel, en reconnaissant que le contrat de travail représente souvent le premier point de contact collaboratif dans la relation professionnelle et peut influencer considérablement les résultats du recrutement. Son message est clair : faire appel à des spécialistes qualifiés en droit du travail pour la rédaction de contrats n'est pas une dépense discrétionnaire, mais un investissement essentiel dans la gestion des risques et les stratégies d'acquisition de talents!
Apprendre à déléguer
La délégation est un autre pilier de l'évolution d'une pratique juridique. En confiant des tâches appropriées à des membres de l'équipe, les avocats peuvent se concentrer sur les aspects les plus stratégiques de leur travail, tels que la plaidoirie, la négociation et le développement de la clientèle. Une délégation efficace nécessite une communication claire, une définition précise des responsabilités et un suivi régulier. Il est essentiel de s'assurer que les personnes à qui l'on délègue possèdent les compétences et les ressources nécessaires pour mener à bien les tâches confiées. La délégation ne doit pas être perçue comme un simple transfert de travail, mais comme une opportunité de développement des compétences professionnelles pour les membres de l'équipe.
Les jeunes juristes et les étudiants devraient saisir toutes les occasions de développer les compétences organisationnelles et de communication nécessaires à la bonne délégation. À titre de directrice du Programme de pratique du droit, j’avais initié un projet d'apprentissage expérientiel les candidats au processus d’accès à la profession d’avocats qui ont travaillé avec des étudiants adjoints juridiques du Collège La Cité dans le cadre d’un cabinet simulé. Dans ce contexte, les adjoints ont réalisé certaines tâches dans des dossiers simulés pour appuyer les « stagiaires » du cabinet. Cette approche pratique a permis aux adjoints juridiques d'acquérir une expérience pratique des procédures juridiques, tout en permettant aux candidats à l'accès à la profession de développer des compétences en supervision et en délégation conformément aux règles de déontologie. Le projet comprenait des séances de rétroaction, encourageant les deux groupes à réfléchir à leurs expériences et à cerner les points à améliorer.
L'embauche et la délégation sont deux faces d'une même pièce. Une embauche judicieuse crée un vivier de talents à qui déléguer des tâches, tandis qu'une délégation optimale permet de maximiser le potentiel de chaque membre de l'équipe. En combinant ces deux stratégies, une pratique juridique peut créer un environnement de travail stimulant, favoriser l'innovation et assurer une croissance durable.
Pour en apprendre davantage, les lecteurs peuvent trouver d’autres programmes ici, incluant les suivants :
